由于电子文档具有易拷贝、易扩散、易传播的特性，如果带有核心资产或组织机密的信息文档在业务交流中发生泄露，将会给组织带来政治、商业等方面的重大损失。外发文件管理是指企业或组织对需要发送到外部（如客户、合作伙伴、供应商、外部机构等）的文件进行全流程管控的管理行为，核心目标是确保外发文件的安全性、合规性和可追溯性，同时平衡文件外发的效率与信息保护需求。

一、常见的文件外发方式存在的问题

企业使用较多的数据外发方式主要包括邮件、IM通讯工具、FTP应用等，可以满足企业基础的文件外发需求，但存在一定问题：

1.数据流向不清晰

邮件发送时需选择明确的收件人，IM通讯工具无法指定明确的收件人，且数据在发送过程中可能经由多人，数据流向路径不清晰。

2.外发安全无保障

邮件、IM通讯工具等都有账号被窃取的风险，安全性较弱；

FTP协议在传输数据时，数据是以明文形式进行传输的，没有进行任何加密或认证。用户名和密码等敏感信息也可能以明文方式传输，容易被黑客拦截并窃取，每年因FTP账号信息窃取而导致数据泄露的事件数量在全球范围内呈现增长的趋势，给企业造成极大的损失和影响。

3.无精细化管控

没有做颗粒度细化的文件权限管控，员工可对所有文件进行任意操作；外发行为是否符合公司章程规定、是否涉及敏感数据、是否夹带核心信息，无法得到有效解决。无论是邮件、IM通讯还是FTP应用，它们更多的只能承担传输的角色，无法对传输数据的安全合规性进行判断。

4.无完整的日志记录

企业需要完整的、真实的日志记录用于审计，但传统的数据外发方式无法形成日志记录或形成的日志记录并不完整，不能利用其价值，一旦数据泄露事件发生，无法进行定位和追溯问题。随着数据安全法规的日益严格，大型企业需要确保文件传输过程符合各种监管标准。FTP协议在数据加密、审计等方面存在不足，难以满足这些合规性要求。

5.传输效率低下

FTP在传输大量或超大的文件时，可能会遇到传输速度慢、超时、中断或失败等问题。这在高延迟、高丢包的网络环境下尤为明显，FTP无法充分利用带宽，从而影响大文件的传输效率；邮件发送有大小限制，IM通讯工具对于超大文件、海量小文件同样有限制，可能需要分割分多次发送，且分辨率等都有影响。

二、企业期望的外发文件管理平台需具备的特性

针对外发文件管理平台，企业希望具备安全性、高效性、易用性等特性，保障文件数据安全、准确、快速的传输。

1.高效传输：能快速上传和下载大文件，支持多种文件格式，确保数据传输稳定，减少错误和中断。

2.安全可靠：有强大的加密技术、权限管控等功能，保证数据在传输和存储过程中的安全性与完整性。

3.操作便捷：界面简洁易懂，操作流程简单，便于双方人员使用，降低培训成本。

4.流程规范：有多级审批流程，有完整的操作日志，实现文件外发的流程化管理，便于追溯和审计。

5.兼容性好：能与企业现有信息系统集成，方便数据共享和交互。

三、众多企业推荐的外发文件管理平台

飞驰云联《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》，完全满足上述企业期望外发文件管理平台具备的特性。帮助企业实现内部用户与供应链上下游协作方之间、安全可控地发放和接收项目图文档数据，并实施有效的数据保护，防止数据泄露。

1、一事一审：系统支持审核审批触发条件配置管理，一事一审，不可追加和篡改确保数据流向清晰可控。

2、全面的日志审计：提供业内最全面的文件交换日志记录，完整记录平台所有⽤户操作⽇志和⽂件交换⽇志，实现文件数据的全生命周期管理；⽀持⽇志⾃动归档，支持以月为单位将系统操作日志、文件操作日志等自动导出文件归档，管理员可下载归档日志审计及备份。

3、多重安全策略：⽤户身份检查、防病毒检查、⽂件特征检查、⽂件类型检查及⽂件内容敏感信息检查等；⽂件安全检查导向传输阻断、转⼈⼯审批、放⾏等不同处理结果。

4、高性能可靠传输：基于私有高性能安全传输协议（CUTP），不受传输距离及网络质量影响，始终保证80%以上带宽利用率，充分利用带宽资源；支持TB级超大文件传输，采用动态分段、并行传输技术，大幅提升大文件传输效率，并同时进行正确性校验，确保大文件传输100%正确性。

5、权限管控：可通过账号登录权限管控、密码策略、IP访问地址等来管理⽤户的访问权限；可设定⽤户进⾏⽂件外发的⽅式、⼈员范围、⽂件类型及协作权限，⽤户仅可进⾏授权范围内的⽂件外发操作，实现精准管控，有效防止权限外的文件泄露。

6、伙伴管理：可以将供应商、分销商、客户等合作⽅创建为合作伙伴，进⾏统⼀管理；⽀持对合作伙伴按地理位置、重要等级、业务类型等进⾏分组管理与分级授权；企业可以对合作伙伴的权限进行精细化管控，体现在合作伙伴的功能权限和数据权限上。

7、传输加密：基于私有协议传输文件，使用非常规端口通信，并在传输过程中对文件自动加解密，一传一密，防止对传输端口、协议、报文的恶意嗅探和窃取，形成数据传输加密隧道，确保传输过程的数据安全。

8、多种文件收发方式：伙伴邮（类邮件的交换⽅式）、伙伴库（共享⽬录⽅式的⽂件交换）、收集链接（主动邀请外部协作⽅按指定要求提交⽂件）等收发方式，满足企业不同的场景需求。

《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》通过提供多重数据安全保护策略，进行外发文件管理。从权限管控，到⽂件外发审核、结合病毒查杀、⽂件内容安检、⽇志审计等，提升整个⽂件交换⽣命周期的安全保障，有效提升⽂件流转效率。

关于飞驰云联

飞驰云联是中国领先的数据安全传输解决方案提供商，长期专注于安全可控、性能卓越的数据传输技术和解决方案，公司产品和方案覆盖了跨网跨区域的数据安全交换、供应链数据安全传输、数据传输过程的防泄漏、FTP的增强和国产化替代、文件传输自动化和传输集成等各种数据传输场景。飞驰云联主要服务于集成电路半导体、先进制造、高科技、金融、政府机构等行业的中大型客户，现有客户超过500家，其中500强和上市企业150余家，覆盖终端用户超过40万，每年通过飞驰云联平台进行数据传输和保护的文件量达到4.4亿个。

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