借助文件外发管控软件，通过有效期管理筑牢企业文件防线！
标签：传输学堂 / 2025年5月7日
随着数字化转型的深入，企业日常运营中涉及大量的电子文件交互，包括客户资料、技术文档、商业计划等核心数据。但传统的文件传输方式存在诸多问题，需要文件外发管控软件，去平衡数据流通效率与安全风险，帮助企业在数字化时代构建可信的内外部协作环境。
一、传统文件外发方式弊端
常见的外发方式如邮件、即时通讯工具、FTP传输，操作简单，便于沟通，可实现文件数据的基本传输需求。但存在一定的问题：
1、邮件
1）优点：
普及性高：几乎所有人都会使用邮箱，无需额外学习成本。
流程规范：适合正式商务场景（如合同签署、报告提交），具备「发送回执」「定时发送」等专业功能。
记录可追溯：所有发送记录存储于邮箱服务器，支持长期归档，便于审计和纠纷溯源。
2）缺点：
大文件限制：附件大小通常受限（如Gmail 25MB），超大文件需拆分。
安全性不足：邮件易被拦截、篡改，敏感数据存在泄露风险。
效率较低：需登录邮箱、下载附件，多文件传输不便。
有效期管理：附件一旦发送，接收方可永久保存，无自动过期机制。部分邮箱支持“撤回”功能，但通常有时间限制（如30分钟内），且依赖接收方未读取邮件。
2、IM通讯工具（如微信、QQ）
1）优点：
实时性强：点对点传输，适合紧急小文件共享。
操作便捷：界面简单直观，用户无需专业培训即可快速上手，尤其适合非技术人员使用。
2）缺点：
文件大小限制严格：如微信单个文件限制200MB（需特殊操作突破）。
安全性弱：文件默认存储于本地缓存，易被员工私自转发至外部群组或个人账号。
管理困难：文件分散在聊天记录中，难以集中管控。难以监控员工通过IM外发的文件内容，敏感信息可能未经审批直接发出。
有效期管理：文件发送后默认长期有效，无法设置自动过期；即使删除聊天记录，接收方本地文件仍可能留存。
3、网盘
1）优点：
大存储空间：提供TB级容量，适合长期保存和共享。
跨平台访问：支持多端同步，便于远程协作。
分享便捷：生成链接即可分享，支持密码保护。
缺点：
依赖网络：上传下载速度受网络质量影响，大文件耗时。
安全隐患：网盘服务商可能泄露数据，分享链接易被破解。
成本问题：免费版空间有限，企业级需付费。
有效期管理：分享链接虽可设置有效期（如7天），但管理不灵活；有效期结束后，文件仍可能存在于服务器或接收方本地。
二、飞驰云联文件外发管控软件
针对上述存在的弊端，推荐飞驰云联文件外发管控软件《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》，可以促进企业业务的有效开展，规避重要文件外泄的风险。
功能特点：
1、文件有效期管理
个人文件夹、伙伴库中的文件，均可由管理员对文件进行统一管理、按部门和人员设置存储空间，可设定文件有效期，对于超过有效期的文件实行自动清理或自动归档处理，合理化存储空间利用，解决可能因存储空间不足而频繁告警的问题。
2、病毒查杀数据防护
系统内置杀毒引擎，可以在线更新病毒库。如用户上传的文件含有病毒，通知用户移除病毒文件或者自动移动到隔离区，保证投递传输的文件不含有病毒，以此来确保文件传输的安全性。
3、传输权限管控
通过创建内、外部用户工作空间，并对空间应用权限、空间间投递授权等控制，实现对公司员工、外部合作伙伴访问文件、发送文件、接收文件等传输行为的精细管控，保证文件流转不破坏文件的权限范围，规范文件的权限管理。
4、高性能可靠传输
基于⾼性能安全传输协议，不受距离及⽹络质量影响，始终充分利⽤带宽资源；
⽀持断点续传、错误⾃动重传及⼀致性校验，保证传输可靠性及正确性；
⽀持超⼤⽂件、海量⽂件⾼性能传输，确保传输⽂件完整性，不出错不丢失。
专业的文件外发管控软件可以提升数据安全性，让企业的日常运营更加符合规范。其带有的有效期管理功能，帮助企业在保障安全与合规的前提下，实现数据资源的高效利用，最终提升整体数字化运营水平。
关于飞驰云联
飞驰云联是中国领先的数据安全传输解决方案提供商，长期专注于安全可控、性能卓越的数据传输技术和解决方案，公司产品和方案覆盖了跨网跨区域的数据安全交换、供应链数据安全传输、数据传输过程的防泄漏、FTP的增强和国产化替代、文件传输自动化和传输集成等各种数据传输场景。飞驰云联主要服务于集成电路半导体、先进制造、高科技、金融、政府机构等行业的中大型客户，现有客户超过500家，其中500强和上市企业150余家，覆盖终端用户超过40万，每年通过飞驰云联平台进行数据传输和保护的文件量达到4.4亿个。
