如何基于审批实现文件外发管控,阻断数据违规外流?
标签:传输学堂 / 2024年9月29日
FTP可以说是实际中企业运用最广泛的文件传输方式,很多企业不仅内部传输文件使用FTP,在与外部合作伙伴协作时,也多采用FTP进行文件的外发和收取。例如半导体行业,默认的都是使用FTP进行文件外发,这时候,替换FTP的使用就显得“牵一发而动全身”,替换成本就非常高了。
各行各业的企业都存在与外部合作方进行文件交换的需求,但根据文件交换需求的频次、文件的重要性及合作的专业深度,可以将文件交换分为普通类和专业类。普通类的文件交换基于邮件等方式即可实现,但专业类的文件交换则需要借助专业的解决方案。
如律师事务所和各类客户的文件交换、大型零售企业和各级分销商的文件交换、大型高精制造业和供应商的文件交换等,其中会涉及很多的重要机密文件,包括客户信息、产品信息、订单数据等,此时既需要保证数据交换的高效性和准确性,还需要保障数据的合规性,避免数据违规外流。
在阻止数据违规外流的解决手段里,按流程的顺序来划分,包括事前干预、事中控制和事后审计。事前干预包括数据权限的管控、员工权限的分配;事中干预则包括文件交换审批和内容安检等;事后审计则是基于完整的日志记录进行审计工作。
在这三类流程里,最为重要和关键的就是事中控制,这可以及时切断重要数据外流。因此,对于企业来说,在与外部重要合作伙伴进行文件交换时,要实现严密的文件外发管控,审批是最为重要的一环。
很多企业也设有审批流程:员工在OA中发起申请和审批,领导审核完成后,员工带着审批单去找到IT部门,进行文件的外发操作。
这个过程虽然存在审批动作,但同时也存在较多问题:
1、审批和外发流程脱节,容易发生审批内容和外发内容不一致的情况
2、当员工有较多文件外发时,领导无法一一审批,更无法确定审批的文件和外发的文件真的一致
3、没有参考信息提供领导,好辅助其判断外发的文件是否有违规文件
4、OA的审批功能不够全面,无没有代审、转审等,领导出差或闭关参加会议时,会造成时间延误,无法及时处理
5、整个审批环节没有完整的日志记录,且无法和文件外发操作一一对应
企业要实现完善的文件外发管控,审批环节是关键,但基于OA系统或企业微信、钉钉等进行审批,始终会存在上述问题。对于专业性的文件外发操作,企业该如何解决呢?
Ftrans B2B企业间⽂件安全交换系统,帮助企业实现与外部合作伙伴间安全可控、高效便捷的⽂件数据交换,并实施有效的数据保护,防止数据泄露。
Ftrans B2B企业间⽂件安全交换系统提供强大的审核功能,帮助企业实现文件外发管控:
系统提供内置的审批审核功能。管理员按照业务的需要建立传输审核审批流程。
系统支持审核审批触发条件配置管理,管理员可预制审核流程, 支持按组织架构、汇报关系 两种逻辑进行逐级审批;支持会签、或签、转审、抄送,支持审批通知。
按文件的发送批次 审批,“一事一审”,一批文件只需一个审批动作;可将文件自动检结果提供给审批人参考。
当文件名称、扩展名、单体文件大小、总文件大小、操作人及目标人范围等触发了审核条件时,系统将转向指定的人工审批流程。
系统提供审批前置,系统采用数据包裹的传输方式,在审批未通过前,数据处于待发状态,不 会留存于缓冲区,造成数据安全风险。
审批人员接收邮件通知后登陆平台,进入“我的审核”界面后对该发送行为进行人工审核。
审核通过后系统会将文件数据交换至接收人的收件箱内,该发送行为标签也会由审核中变为已 通过。
系统提供审核功能,也可以和 OA、BPM、workflow等系统进行外部审批集成。
关于飞驰云联
飞驰云联是中国领先的数据安全传输解决方案提供商,长期专注于安全可控、性能卓越的数据传输技术和解决方案,公司产品和方案覆盖了跨网跨区域的数据安全交换、供应链数据安全传输、数据传输过程的防泄漏、FTP的增强和国产化替代、文件传输自动化和传输集成等各种数据传输场景。飞驰云联主要服务于集成电路半导体、先进制造、高科技、金融、政府机构等行业的中大型客户,现有客户超过500家,其中500强和上市企业150余家,覆盖终端用户超过40万,每年通过飞驰云联平台进行数据传输和保护的文件量达到4.4亿个。