核心数据文件外发审批策略,是否有必要进行执行?
标签:传输学堂 / 2023年10月25日
企业在日常运营中,有很多重要的核心数据,比如研发代码,都是保存在员工电脑上。可想而知,如果这些代码被有意或者无意泄露出去,将对企业的持续运行造成比较大的经济和声誉上的损失,甚至是面临更为严重的监管处罚。
根据RSA的一项研究显示,大多数企业都没有严格的文件外发制度,有一半以上的IT高管表示,他们的公司制定了相关共享敏感信息的制度和政策,但并没有强制执行。所以对于外发的文件,需要设置文件外发审批策略及机制,依靠一些特殊方法来保护核心信息。
常见的几款外发控制手段如下:
1.控制访问权限
员工可以通过邮件、QQ、微信、网盘、FTP等方式来外发文件,但只允许访问工作需要的网站,其他一律禁止掉,但不能排除通过未知的应用协议来传文件
2.文件加密
是一种数据保护技术,但加密就要解密,也必然存在加密和解密失败的风险,由此产生的结果就是数据损毁
3.禁用USB接口
可以有效防止恶意的数据拷贝,如果需要外发的话,经过审核后由专人拷贝出来;但审核环节与传输环节不连贯相脱节,后续一旦出现数据泄密,无法有效审计追溯
如果想对外发文件做安全管控,需要理清楚以下几点问题:
1.重要的文件外发审批环节是否不可遗漏?
2.谁在什么时候发了什么文件给了谁,是否有经过审批等,是否需要具有详细的日志记录,去溯源?
3.外发的文件,如果比较大,像TB级超大文件;或者比较多,像百万级海量小文件,在这种情形下要如何进行快速、可靠的交换?
企业需要建立一套安全、高效、统一的文件交换平台,可以了解看一下《Ftrans文件安全收发系统》,它可以帮助企业建立安全合规、高效可靠的文件收发统一通道。具有以下关键特性:
1、内外部双向文件收发
提供类邮件的文件邮方式,精确指定外部接收人,同时提供文件收集链接,可主动邀请外部协作方按指定要求提交文件。
2、文件收发审批流程
内置多级审批流程,可对文件收发行为及内容进行人工审核,支持审批规则自定义,支持会签、或签、转签,支持与OA、BPM审批系统集成。
3、文件收发全程审计追溯
系统自动对文件收发行为进行全面的日志记录,保留原始文件,提供日志统计查询和导出,随时可进行审计追溯。
4、外发文档安全控制
可对外发文件进行加密封装,通过口令、机器码等方式对接收方进行安全认证,并限制接收方的只读、打印、水印等权限。
5、大文件和批量文件可靠传输
具备高性能文件传输协议,内置断点续传、文件校验、错误重传机制,支持TB级超大文件、百万级海量文件的可靠传输,适合于图纸、代码、监测数据等大体量文件。
6、良好的开放和集成特性
支持AD、HR、PLM、SSO、双因素认证、OA、BPM、企业微信、钉钉、防病毒系统、DLP等各种周边系统的集成整合。
《Ftrans企业文件安全收发系统》可以替代传统文件传输方式,尤其是文件外发审批功能,为企业提供安全可靠、高效便捷的文件外发解决方案,实施有效的数据保护策略,防止数据泄露。