灵活定义审批流程:助力文档外发管控,让操作更便捷!
标签:传输学堂 / 2024年11月8日
不管是大型企业,还是小型创业公司,不论企业规模大小,每天都会有大量的文档要进行内部传输协作和对外发送使用,数据的生产也是企业业务生产力的体现之一。
文档外发管控是指企业为了保护数据资产,防止敏感信息泄露,对员工外发文件的行为进行管理和控制的过程。比如禁用USB端口和使用加密U盘,防止通过移动设备外发文件;制定严格的文件外发政策;定期审计和监控;签订保密协议;培养安全意识,进行安全培训和案例分享。
除此外,制定明确的文件外发审批流程是文档外发管控中最为重要的一环,所有外发文件必须经过相关部门或人员的审核批准。目前很多企业没有审批流程,或审批与外发流程脱节,员工在OA中发起申请和审批,领导审核完成后,员工带着审批单去找到IT部门,进行文件的外发操作。存在较多问题:
1.安全隐患增加:由于业务部门涉及的文件类型多样,安全部门可能无法解读和判断所有文件内容,尤其是不常见的特殊文件类型,这可能导致未审核的文件被误发,增加数据泄露的风险。
2.审批内容和外发内容不一致:审批流程和文件传输操作分离,可能导致员工在审批通过后,实际外发的文件与审批内容不一致,从而绕过审批流程。
3.缺乏参考信息辅助审批:领导在审批时缺乏足够的参考信息来判断外发文件是否合规,增加了误判的风险。
4.OA审批功能不足:OA系统可能缺乏代审、转审等功能,领导出差或参加会议时,可能无法及时处理审批,导致审批流程延误。
5.审计和追溯困难:整个审批环节没有完整的日志记录,且无法和文件外发操作一一对应,使得在出现问题时难以追溯和定位具体责任。
6.审批流和数据流脱节:审批人员只审批导入导出事项,难以审核到具体的文件内容,无法确认文件的合规性。
7.效率低下:操作多为线下且依赖数据安全员,当文件数量较大、导入导出任务较多时,会产生较多的等待时间,影响业务开展效率。
8.无法审计追溯:整个过程都是人工手动操作,无完整的日志记录,一旦出现问题难以审计追溯。
推荐飞驰云联文档外发管控平台—《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》,可以更好地控制和监督文件外发的全过程,从而保护企业的数据资产和业务安全。同时拥有强大的审批功能,助力企业实现易管易用、便捷高效的文件审批和传输,提高业务效率。具有以下功能特性:
1、按需设置不同审批流程
可以根据不同文件的特征和条件,设置不同的审批流程。
2、灵活设置审核触发条件
可以根据收、发件人所在的部门、用户组、标签、空间角色、IP地址、业务范围、用户类型等条件来设置触发条件。也可以根据文件类型、大小、关键词内容等来进行设置。满足设置好的条件,才需要审,其他的则可以不审。
3、支持多种审批模式
支持逐级审批,比如以部门主管逐级审批、以汇报人指定级别逐级审批,可以设置最大审批级数,也可以指定审批人。
4、支持预览和下载
支持审批人可以在线预览文件内容,也可以将文件下载到本地进行查看,真正实现文件交换安全合规,防止敏感信息泄露。
5、支持转审
审批人可以根据具体情况选择由自己审批或者转给其他负责人审批,这样一来,既可以让审批人可以了解到相关情况,也可以及时地处理审批流程,不影响业务流转。
6、支持代审
审批人可以在出差前,提前指定某个时间段内的代审人,可由代审人来帮助审批;如果没有指定代审人,还可以配置超时自动审批。这样就能确保业务正常流转了。
7、备注文件发送原因
支持在申请人发起审批需求时,填写申请单,在申请单中可以详细描述本次文件传输的原因、目的等信息,让审批人一目了然,从而可以更快的判断到底要不要审批通过。
《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》通过多级审核审批机制,实现文档外发管控,助力企业确保文件外发的安全性、合规性、责任明确性以及可追溯性,保护企业信息资产。
关于飞驰云联
飞驰云联是中国领先的数据安全传输解决方案提供商,长期专注于安全可控、性能卓越的数据传输技术和解决方案,公司产品和方案覆盖了跨网跨区域的数据安全交换、供应链数据安全传输、数据传输过程的防泄漏、FTP的增强和国产化替代、文件传输自动化和传输集成等各种数据传输场景。飞驰云联主要服务于集成电路半导体、先进制造、高科技、金融、政府机构等行业的中大型客户,现有客户超过500家,其中500强和上市企业150余家,覆盖终端用户超过40万,每年通过飞驰云联平台进行数据传输和保护的文件量达到4.4亿个。