如何保障经销商收发文件的安全性及高效性?
标签:传输学堂 / 2024年5月23日
经销商在商业运作中会与多种角色进行文件数据的传输来往,比如客户、供应商等,因此经销商收发文件需要确保文件的安全性、准确性和及时性,这对于经销商的业务运营至关重要。经常遇到的经销商收发文件场景:
供应商:经销商需要与供应商交换产品信息、订单详情、库存状态、采购合同等文件。
客户:与客户之间的交易文件包括报价单、销售合同、发票、产品手册、服务协议等。
合作伙伴:在与其他企业或个体合作时,可能会交换合作协议、市场分析报告、项目计划书等。
物流公司:为了确保货物的顺利运输,经销商需要与物流公司交换运输单据、货物跟踪信息、运输合同等。
内部员工:内部管理文件,如员工手册、工作流程文档、会议记录、内部培训资料等,也需要在公司内部进行传输。
审计机构:在进行财务审计时,需要与审计机构交换财务报表、审计报告等文件。
经销商收发文件经常采取的方式像电子邮件、即时通讯工具QQ微信、FTP、快递服务、物理存储介质等,均存在一定安全隐患:
数据流向不清晰:即时通讯工具和一些网盘服务无法有效监控数据流向;
外发无安全保障:如FTP明文传输易受黑客攻击,导致数据泄露;
缺乏审核审批流程:没有细化的文件权限管控,外发行为是否合规难以确定;
日志记录不完整:一旦出现数据泄露,难以定位和追溯问题源头;
权限管理不足:可能导致未授权的外发,增加数据泄露风险;
加大数据流失泄露风险:由于缺乏有效的文档外发控制系统,可能导致敏感信息泄露。
针对上述问题,推荐《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》,通过审批流程、传输加密、用户行为记录和良好的兼容性来提高安全性和可控性。具有以下功能特性:
1、外发前审批,确保文件安全合规
支持多级、多人审批,会签、或签,确保文件外发安全合规。可基于文件属性、收发件人特征等条件,自定义自动发起文件审批流程。可与外部审批系统集成(OA、BPM),实现文件外发和审批一体化。支持邮件审批、移动审批、企业微信审批,让审批操作更便捷。
2、传输日志记录,便于随时审计追溯
文件包创建、发送、审批、访问、下载等,均有记录以备审计。根据完整的日志记录,形成报表,便于灵活查询。不仅可以审计操作记录,还能审计原始文件。
3、多种安全管控策略,防止敏感信息泄露
系统内置防病毒引擎,自动防病毒检查,防止病毒扩散。支持内容安全审查,可根据识别结果自动阻断或转为人工审核,防范各类内容风险。传输过程加密,防止链路嗅探。
4、支持大体量文件传输,提升传输效率
系统内置高性能传输协议,带宽利用率可达80%以上,极大提升业务时效性。支持断点续传、自动重传、完整性校验,100%保证文件正确性。
5、收发一体模式,便捷快速收集文件
不仅可以安全外发文件,还支持收集文件,通过收集链接功能,可安全、便捷地随时收集外部客户的文件,不限文件大小。
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