文件外发审核是数据防泄漏的重要手段,那该怎么落地?

标签:传输学堂 / 2024年5月24日

 

 

企业在日常经营中,无可避免地会产生文件外发的需求,文件发送对象包括但不限于合作方、供应商、客户、公关媒体、慈善组织等等,不一而足。而由于外发的对象不同,所涉及的文件类型也多种多样:

商业合作合同:这是双方合作的基础文件,详细规定了合作的范围、条款、责任、权利、付款方式、交货时间等关键信息。

报价单/报价书:当企业向合作商提供产品或服务时,会发送报价单,详细列出产品或服务的价格、折扣、付款条件等。

采购订单:在双方就合作达成一致后,企业会向合作商发送采购订单,明确购买的商品或服务、数量、价格、交货时间等。

质量检查报告:如果合作涉及产品制造或加工,企业会向合作商发送质量检查报告,证明产品符合质量标准或合同要求。

保密协议/非披露协议:如果合作涉及敏感信息或商业机密,企业会要求合作商签署保密协议或非披露协议,以确保信息的安全和保密。

此外,根据企业的具体需求和业务场景,还可能发送其他类型的文件,如法律文件、技术文档、项目计划等。在发送这些文件时,企业确保文件能够准确、完整地传达信息,并保护企业的商业利益和机密信息。

那么,最有效的管控手段之一,就是设置文件外发审核环节。

一般的企业文件外发也会有审核,但基本审核都在OA系统中,审核环节和外发环节是互相割裂的,这就产生了一些问题:

1、员工审核中申请的文件和实际外发的文件可能不一致,甚至可能夹带重要的文件,由于两环节互相孤立,因此,很难察觉或及时察觉,此时就存在数据外泄的风险

2、外发申请、审批再到外发操作,涉及线上和线下流程,可能会参与多个部门、多个环节,导致整个审批周期非常长,如果遇到其中一个环节人员缺席或延误,那整个流程都会被耽搁,给业务正常开展带来严重影响

3、审核和申请无法一一对应,无法形成完整的日志记录,不利于审计工作,当发生数据安全问题时,无法快速厘清问题所在

那么,文件外发审核该怎么做才是最有效的呢?

Ftrans B2B企业间文件安全交换系统,帮助实现企业内部用户与供应链上下游协作方之间、安全可控地发放和接收项目图文档数据,并实施有效的数据保护,防止数据泄露。

Ftrans B2B企业间文件安全交换系统内置的灵活强大的审批功能,可设置未经审批的文件无法进入 发送过程,进而对交换流程进行管控。

管理员按照业务的需要建立传输审核审批流程,支持按组织架构、汇报关系两种逻辑进行逐级 审批,同时支持会签、或签、转审、抄送等审批流程。

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飞驰云联是中国领先的数据安全传输解决方案提供商,长期专注于安全可控、性能卓越的数据传输技术和解决方案,公司产品和方案覆盖了跨网跨区域的数据安全交换、供应链数据安全传输、数据传输过程的防泄漏、FTP的增强和国产化替代、文件传输自动化和传输集成等各种数据传输场景。飞驰云联主要服务于集成电路半导体、先进制造、高科技、金融、政府机构等行业的中大型客户,现有客户超过500家,其中500强和上市企业150余家,覆盖终端用户超过40万,每年通过飞驰云联平台进行数据传输和保护的文件量达到4.4亿个。

 

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