做好文件外发管理,让企业安全高效的进行文件共享

标签:传输学堂 / 2023年10月19日

信息化时代,考虑到文件传输的便捷和快速,大多采用电子文件的形式完成。电子文档传播性强,但容易被拷贝传输,因此对于发给客户或合作伙伴的重要资料,都需要做好文件外发管理,不然随时可能被以明文的形式进行非法篡改、无序传播等,尤其传统的传输方式,像微信、QQ、企业网盘、邮件、FTP等,如果没有做权限及外发管控,那就是将公司的机密资料暴露在外,谁都能随时随地发出去,而且无法溯源,根本不清楚是谁发的,在什么时候发的。

这些方式可以满足企业数据外发的需求,但存在以下问题:

1、流向不清晰

通讯工具无法指定明确的收件人,数据流向路径不清晰

2、外发无安全保障

FTP属于明文传输,易被黑客攻击,信息被窃取而导致数据泄露;无法保障文件是否合规,而且传输大文件时,速度慢、传输中断、文件丢失等情况频发

3、没有审核审批流程

没有做颗粒度细化的文件权限管控,员工可对所有文件进行任意操作;外发行为是否符合公司章程规定、是否涉及敏感数据、是否夹带核心信息,无法得到有效解决

4、缺乏完整的日志记录

日志记录不完整,一旦数据泄露事件发生,无法进行定位和追溯问题

因此,需要确定好外发文件管理策略,对发送前-发送过程-发送后三个环节都加以控制,这里推荐《Ftrans企业文件安全收发系统》,集合审批、发送、加密等于一体的综合型文件外发解决方案。具有以下功能优势:

1、重要文件外发,必须经过领导审批

支持多级、多人审批,会签、或签,确保文件外发安全合规。基于文件属性、收发件人特征等条件,自定义自动发起文件审批流程。可与外部审批系统集成(OA、BPM),实现文件外发和审批一体化。支持邮件审批、移动审批、企业微信审批,让审批操作更便捷。

2、全平台日志审计全掌握,随时获取文件交换行为日志

根据完整的日志记录,形成报表,便于灵活查询。不仅可以审计操作记录,还能审计原始文件。文件包创建、发送、审批、访问、下载,均有记录以备审计。

3、多重安全保护策略,有效防止敏感文件外泄

内置防病毒引擎,自动防病毒检查,防止病毒扩散。内置内容过滤审查机制,可根据敏感词、文件大小、文件类别等进行识别。

4、不限大小,不限速度,大文件收发超顺畅

完美解决生产、研发、测试类等大体量业务数据的跨网交换难题。内置高性能传输协议,带宽利用率可达80%以上,极大提升业务时效性。断点续传、自动重传、完整性校验,100%保证文件正确性。

5、灵活的文件共享协作,跨部门、跨专业的协同办公

符合项目制的协同工作模式,支持团队协作和共享。网盘模式的个人文件夹或共享文件夹上传,一对多的邮件群发。临时伙伴无需创建账号,通过分享链接方式交换数据。

《Ftrans企业文件安全收发系统》可以有效降低企业在文件传输过程中的安全风险,提高企业的数据保护能力,帮助大型企业与供应商、客户(供应链)之间,安全可控、高效可靠的进行文件外发管理和共享。

 

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