外发文件怎么保存
标签:传输学堂 / 2023年10月10日
文件外发是企业日常业务中常见的场景,外发整个流程涉及外发的渠道、外发文件的大小、外发的效率、外发的合规性、文件的保存和管理等一系列的过程。外发文件的保存可以从两个角度着手:
一、接收方
接收方首先要对接收到的文件进行分级和分类,确认文件的类别和保密等级,根据涉密程度,按相关程序进行处理。
建立外来文件接受单(根据需要,一般是电子版),标注文件的名称、类型、目录等信息。
标注外来文件的发送人、发送方式、原始渠道、关联项目、是否有备份、文件的大小等相关信息。
二、发送方
审批策略:公司应该建立并严格执行文件外发审批策略和审批流程,根据文件的涉密、发送的人的部门和层级设置不同的审批流程,只有通过审批后的文件才能允许外发。
审批策略需要便于业务的运行:由于部分业务外发文件会涉及文件夹、批量小文件、大文件、压缩文件,很多OA不支持大文件和多文件的上传,导致一次外发可能涉及多个审批。
审批流程和传输流程:审批一般在OA上,但是外发一般是用其他的渠道,最终外发的文件是不是OA审批的文件,存在很大的风险。
针对外发文件发送和保存的场景,飞驰云联针对发送方和接收方提供一体化的解决方案,主要有以下具体的措施:
为企业提供统一的文件外发通道:帮助企业规范文件外发行为,为企业提供统一的外发渠道、统一的视角管理。
完整的审批策略:人工+系统自动双审批策略,其中人工审批可以根据文件的属性、申请人所属部门设置相应的审批,系统审批是主动对文件进行DLP审查,对敏感文件和病毒进行自动隔段或者转为人工。
传输的安全和效率:飞驰云联的文件安全收发系统支持大文件、海量文件的高速传输,同时传输的过程也会对文件进行AES256加密,确保文件的安全。
针对外发的文件设置相应的权限:可以针对每次外发文件设置文件的有效期、文件的下载访问权限(白名单、IP限制)、文件的下载次数、相关的消息通知等,保证发送方对外发文件的绝对掌控。
随着全球企业信息化的发展,文件外发的场景越来越多,飞驰云联专注企业文件安全交换长达15年,针对每个企业具体情况提供高效的文件外发传输解决方案。