如何安全高效地进行企业文档外发,一文了解!
标签:传输学堂 / 2024年5月10日
企业文档外发是指将企业的内部文件、文档或信息发送给企业外部的个人或组织。目前使用比较多的企业文档外发的方式有以下几种,可以了解看一下:
1.邮件系统:通过电子邮件发送文档,这是最传统的文档外发方式之一。
2.即时通讯工具:如微信、QQ、企业微信、钉钉、飞书等,这些工具便于快速交流,但往往缺乏数据监控和安全保障。
3.网盘或云存储服务:员工可以通过这些服务下载文件到本地,然后外发,但这种方式存在数据泄露的风险。
4.FTP系统:专业的文件传输工具,适用于大文件传输,但可能缺乏审计和审批功能。
5.人工方式:通过存储介质(如U盘、硬盘)或打印后物理传递,这种方式难以追踪和管理。
6.远程桌面:如使用Todesk、向日葵等,可能被用于数据外泄。
但在企业文档外发过程中,都存在一些问题,比如:
数据流向不清晰:即时通讯工具和一些网盘服务无法有效监控数据流向。
外发无安全保障:如FTP明文传输易受黑客攻击,导致数据泄露。
缺乏审核审批流程:没有细化的文件权限管控,外发行为是否合规难以确定。
日志记录不完整:一旦出现数据泄露,难以定位和追溯问题源头。
权限管理不足:可能导致未授权的外发,增加数据泄露风险。
加大数据流失泄露风险:由于缺乏有效的文档外发控制系统,可能导致敏感信息泄露。
针对上述存在的问题,企业需要采用专业的企业文档外发系统,如《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》,通过审批流程、传输加密、用户行为记录和良好的兼容性来提高安全性和可控性。具有以下功能特性:
1、外发前审批,确保文件安全合规
支持多级、多人审批,会签、或签,确保文件外发安全合规。可基于文件属性、收发件人特征等条件,自定义自动发起文件审批流程。可与外部审批系统集成(OA、BPM),实现文件外发和审批一体化。支持邮件审批、移动审批、企业微信审批,让审批操作更便捷。
2、传输日志记录,便于随时审计追溯
文件包创建、发送、审批、访问、下载等,均有记录以备审计。根据完整的日志记录,形成报表,便于灵活查询。不仅可以审计操作记录,还能审计原始文件。
3、多种安全管控策略,防止敏感信息泄露
系统内置防病毒引擎,自动防病毒检查,防止病毒扩散。支持内容安全审查,可根据识别结果自动阻断或转为人工审核,防范各类内容风险。传输过程加密,防止链路嗅探。
4、支持大体量文件传输,提升传输效率
系统内置高性能传输协议,带宽利用率可达80%以上,极大提升业务时效性。支持断点续传、自动重传、完整性校验,100%保证文件正确性。
5、收发一体模式,便捷快速收集文件
不仅可以安全外发文件,还支持收集文件,通过收集链接功能,可安全、便捷地随时收集外部客户的文件,不限文件大小。
《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》适用于各种应用场景和IT环境,保障企业对其核心业务数据资源的控制力,提升企业文档外发过程的安全性及业务效率,大幅提升操作易用性。
关于飞驰云联
飞驰云联是中国领先的数据安全传输解决方案提供商,长期专注于安全可控、性能卓越的数据传输技术和解决方案,公司产品和方案覆盖了跨网跨区域的数据安全交换、供应链数据安全传输、数据传输过程的防泄漏、FTP的增强和国产化替代、文件传输自动化和传输集成等各种数据传输场景。飞驰云联主要服务于集成电路半导体、先进制造、高科技、金融、政府机构等行业的中大型客户,现有客户超过500家,其中500强和上市企业150余家,覆盖终端用户超过40万,每年通过飞驰云联平台进行数据传输和保护的文件量达到4.4亿个。