图纸等敏感文件外发时 如何保障效率和安全性?
标签:传输学堂 / 2023年2月23日
很多企业随着业务的发展,需要频繁的与外部供应商、合作伙伴之间进行数据的交换和使用。尤其是制造型企业,可能每天都要与几十、上百家供应商及合作伙伴进行产品数据交换。目前,大多数企业已经在内部实施了PDM/PLM系统,实现了对组织内部产品研发过程的管理,但仍难以解决企业对外部研发数据交换的问题。
目前一种常见的文件外发方式是,工程师将数据从PDM/PLM系统中检出,然后通过邮件、FTP或网盘等方式将数据发送给上下游合作伙伴。尽管这种方式实施成本低,但却无法满足企业对于文档外发管理完整流程管控的诉求,在众多环节存在巨大挑战:
· 如何控制所有外发行为必须经过审批,全过程的外发记录、审批记录、上传下载记录都有据可查。
· 如何规范所有数据必须通过统一外发通道发出,并且阻断其它非法的流出途径。
· CAD图纸外发共享,可能需要通过多个部门,流程复杂不连续,设计人员难以跟踪发放进度,导致对外协同效率低下,影响产品研发进度。
· 当数据体量较大时邮件无法发送,使用第三方网盘无法保证数据安全性。
· 采用自架FTP方式,耗费维护人力,也无法解决业务审批、历史审计等问题。
所以,这类企业需要建立一套安全、高效、统一的文件交换平台,类似于《Ftrans制造业图纸文件安全外发解决方案》这种,可以帮助制造型企业,建立安全可控、全程记录的文件外发统一通道。
该方案的主要功能特色有:
1、外发行为审批,确保外发数据合规
根据预置条件,自动发起不同的审批流程。支持多级审批、多人审批、会签、或签。支持自定义格式的审批附加信息表单。可与OA或工作流引擎进行审批流程集成。
2、外发记录与审计,实现事后可追溯
对外发、审批和操作记录等进行审计。外发数据自动归档,可提取历史外发文件进行内容审计。多级审计权限,对不同范围人员进行审计。
3、外发内容检查与处理,保障数据安全性
内置杀毒引擎,自动进行防病毒检查,未通过杀毒检测的文件无法进入内网。可根据文件类型、文件大小、关键词等进行过滤筛查,根据识别结果自动阻断或转为人工审核。传输链路加密,自动交换安全证书,一传一密,杜绝链路嗅探。
4、高性能高可靠,提升业务效率
采用高速传输协议,带宽利用率80%以上。支持超大文件和海量文件的数据外发。支持断点续传,文件内容校验,100%保证文件正确性。
5、内外部账号管理,灵活配置权限
支持用户、用户组、组织单位,可与LDAP/AD域集成。内置外部用户账号管理,可与供应商管理系统对接同步。控制外发人员范围、个人存储配额,可对文件类型、大小等特征进行限定。
6、收集链接功能,便捷收集外部文件
可根据业务需要,选择创建公开链接或者私密链接,一对多群发,可设置验证码、有效期、提交次数、邮件通知等配置,及时掌握收集的文件动态。可上传不限大小、不限数量的文件,支持文件夹的上传下载,可批量下载同一用户不同时间上传的所有文件。
图纸等核心资料是企业运营的核心支柱,《Ftrans制造业图纸文件安全外发解决方案》可以使企业可以在一个平台内,自动化地完成数据发送、内容检查、审核审批、消息通知、数据接收、历史审计、归档销毁的完整业务过程,实现了对文档外发管理全生命周期的可见性。