如何完美解决Outlook大文件传送问题,提升办公协作效率?

标签:传输学堂 / 2024年5月07日

在日常工作中,邮件是一种常用的通信方式,经常用来发送各类文件,比如报告和文档、合同和协议、财务报表、营销资料、设计文件等。但有时文件会比较大,因此Outlook大文件传送时,会遇到附件大小受限的情况。常用的解决发送大文件的问题有以下几种:

1.压缩文件:如果文件大小接近限制,可以尝试压缩文件以减小其大小,使其能够作为附件发送。

2.调整图像大小:对于大型图像文件,可以在发送邮件时自动调整图像的大小。

3.分割文件:如果文件过大,可以将其分割成多个小文件进行发送。接收方收到所有部分后,再将它们合并回原始文件。

4.分批发送:如果文件数量很多,可以分批次发送,每次发送一部分文件。

5.优化文件格式:某些文件格式比其他格式更高效。例如,将Word文档另存为PDF格式,或将视频转换为压缩率更高的格式。

但这些方式,存在一定问题:未加密的大附件在传输过程中可能被截获,存在数据泄露风险;常缺乏足够的可见性和控制,难以追踪和管理文件的传输状态;压缩/分批/分割等都影响工作效率,浪费较长的时间。推荐专业的Outlook大文件传送系统:比如《Ftrans For Outlook超大附件插件》,可完美解决通过邮件发送超大附件的问题,不改变员工原有使用习惯。具有以下功能特性:

1、不限邮件大小

用户可以发送不限大小、不限数量的超大附件,不用再受到附件大小的限制,极大的提升业务效率。

2、安全保障减轻压力

邮件附件被上传至专用服务器,而且还可以通过提取码、有效期等设置,过期附件自动清理,大大减轻企业邮件服务器压力。

3、超高速上传下载

无论网络条件如何,都可以最大化地利用网络带宽资源,极致提升上传下载速度。

4、完善的权限配置

可以根据业务需要,给不同的人设置不同的权限,比如哪些人可以使用、邮件附件大小的上限等等,有效控制资源占用。

5、便于安装易于维护

易于安装,在需要的时候自动运行。可以通过Exchange Server统一下发部署,也可以单独安装于Outlook客户端。在不改变用户使用Outlook原有习惯的前提下,极大增强邮件的数据传输能力。

《Ftrans For Outlook超大附件插件》能够有效应对企业Outlook大文件传送面临的挑战,提升企业沟通效率和数据安全性,显著提升员工办公协作效率,降低了数据泄露的风险,提高了企业对知识产权的综合保护能力。

关于飞驰云联

Ftrans飞驰云联是中国领先的数据安全传输解决方案提供商,长期专注于安全可控、性能卓越的数据传输技术和解决方案,公司产品和方案覆盖了跨网跨区域的数据安全交换、供应链数据安全传输、数据传输过程的防泄漏、FTP的增强和国产化替代、文件传输自动化和传输集成等各种数据传输场景。飞驰云联主要服务于集成电路半导体、先进制造、高科技、金融、政府机构等行业的中大型客户,现有客户超过500家,其中500强和上市企业150余家,覆盖终端用户超过40万,每年通过飞驰云联平台进行数据传输和保护的文件量达到4.4亿个。

 

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